TECNOLOGÍA. Por qué es importante la firma de correo electrónico

Debes saber que, en el mundo actual, donde el trabajo remoto y las comunicaciones digitales son la norma, tu firma de correo electrónico es el equivalente a ese apretón de manos y esa tarjeta de presentación. Pero, lamentablemente, muchos emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas (pymes) siguen viéndola como un detalle de menor importancia o, peor aún, ni siquiera tienen una.

Por eso, hoy queremos explicarte por qué este pequeño bloque de texto (y diseño) al final de tus mensajes es esencial y puede ser la diferencia entre cerrar una venta o que tus correos acaben en la carpeta de "visto".

¿Qué es una firma de correo electrónico?

En pocas palabras, se trata de un bloque de información que se añade automáticamente al final de cada mensaje enviado. Pero ojo, no creas que esto va de poner tu nombre y escribir "saludos".

Según los estándares que manejan las principales empresas de marketing digital, una firma bien armada tiene más que ver con una combinación de identidad visual, información estratégica de contacto y, a veces, una herramienta de conversión. La misma puede ser desde una simple línea de texto hasta un complejo diseño en HTML que incluya tu foto, el logo de tu empresa, los enlaces a tus redes sociales y hasta un botón para agendar una cita.

Se trata del cierre de tu comunicación y la última oportunidad que puedes tener para dejar una impresión duradera en el receptor de tus comunicaciones.

Principales diferencias entre las firmas personales y las profesionales

Aunque no lo creas, acá es donde muchos meten la pata, porque no es lo mismo el correo que le mandas a un amigo para organizar la quedada del domingo que el que le envías a uno de tus proveedores o a un potencial cliente.

La firma personal

En el caso de la firma personal estamos hablando de algo más informal. De hecho, muchas veces ni existe, o se limita a un "Enviado desde mi iPhone". Aquí no necesitas dar tu cargo, ni el número de identificación fiscal de tu empresa, ni mostrar un logo, porque su objetivo es simplemente que el otro sepa quién le escribe.

La firma de correo electrónico profesional

Pero si se trata de una firma profesional, la cosa cambia. Esta siempre debe transmitir credibilidad y confianza, debido a que es una extensión de tu marca personal o corporativa. Por lo tanto, debe incluir:

· Tu nombre completo y cargo (para que tus interlocutores sepan con quién hablan).El nombre de la empresa y el logo (identidad de marca).

· Los datos de contacto directos (teléfono, sitio web).

· Elementos legales que sean especialmente importantes en tu sector.

Ten en cuenta que la firma de correo electrónico profesional busca transmitir autoridad y facilidad de contacto.

¿Por qué necesitas tener una firma de correo profesional si tienes una marca o un negocio?

Si eres autónomo, tienes una pyme o estás lanzando tu emprendimiento, tener una firma de correo electrónico es una necesidad estratégica, más que un lujo, por cuatro sencillas razones:

Branding y reconocimiento de marca

No olvides que cada vez que envías un mail, estás haciendo publicidad gratuita de tu marca, producto o servicio. Y si tu firma tiene los colores corporativos y el logo, estarás reforzando tu identidad visual. Es consistencia pura: tu web, tu Instagram y tu mail deben hablar el mismo "idioma" visual.

Profesionalismo y confianza

Como los competidores están a la orden del día, tus correos deben gritar: Soy un profesional serio y cuido los detalles". Y esto lo logras con una firma bien diseñada. Asimismo, transmites confianza, considerada por muchos como la moneda de cambio en los negocios digitales.

Es un canal de marketing infravalorado

Piénsalo bien, ¿cuántos correos mandas al día? ¿50? ¿100? Si en tu firma incluyes un enlace a tu último portafolio o a una promoción especial de tu producto o servicio, estarás convirtiendo cada mensaje en una oportunidad de venta. Este es tráfico orgánico y calificado que va directo a tu embudo.

Facilidad para el cliente

Por otra parte, no hay nada más molesto que querer llamar a alguien con quien te estás mensajeando y tener que buscar su número telefónico en toda la cadena de correo o en Google. Así que, una buena firma de correo electrónico le ahorra tiempo a tus clientes, dándoles toda tu información de contacto en solo clic.

Formatos y cuestiones técnicas, porque no todo es imagen

Existe un error técnico muy habitual que cometen muchas personas, y es poner toda la firma como una sola imagen.

Si bien parece lo más fácil (diseñas algo cool en Canva, lo pegas y listo), esto trae consigo algunos problemas graves como, por ejemplo:

· Filtros de spam: muchos servidores bloquean las imágenes por defecto. Así que, si tu firma es solo una imagen, el cliente solo verá un cuadrado blanco con una cruz.

· Accesibilidad: los lectores de pantalla para personas con discapacidad visual no pueden leer una imagen.

· No es "clicable": si el cliente quiere copiar tu teléfono o hacer clic en tu web, no podrá hacerlo desde una imagen estática.

Como verás, lo más recomendable es usar una combinación de texto y elementos gráficos (firmas en HTML) a fin de poderte asegurar que siempre será legible y funcional.

Consejos para crear una firma de correo electrónico ganadora

Si ya estás convencido de que necesitas una, o de que tienes que jubilar esa que usas desde el año 2015, toma nota de estos consejos para que tu firma de correo electrónico sea de diez:

· Manténla simple: no metas 15 links ni un testamento. Tu nombre, cargo, empresa, teléfono y web es lo fundamental. Aquí aplica lo del menos es más.

· Usa los colores de la marca: pero no abuses. Con usar uno o dos colores para destacar el nombre o los íconos de las redes sociales será suficiente para que esta sea visualmente atractiva sin que parezca un carnaval.

· Cuidado con las tipografías: acostúmbrate a usar fuentes estándar, como pudieran ser Arial, Helvetica y Roboto, porque si utilizas una fuente súper rara que únicamente tienes tú en tu computadora, el receptor la verá mal.

· Incluye un Call to Action (CTA): un "Mira mi último proyecto" o "Agenda una asesoría acá" con un link puede hacer maravillas por tus conversiones.

· Prueba en el celular: la mayoría de la gente lee sus mails desde el teléfono. Asegúrate de que tu firma no sea tan ancha que se corte o que los botones sean tan chiquitos que no se puedan tocar con el dedo.

· Fotos, ¿sí o no?: en algunos países, poner una foto profesional en la firma genera mucha cercanía y humaniza la marca. Si optas por esto, procura que sea una foto de alta calidad y con un fondo neutro.

En marketing, los detalles construyen grandes marcas. Y tu firma de correo electrónico es una de esas herramientas sencillas y económicas de implementar, pero que tienen un fuerte impacto en cómo te percibe el mundo exterior.

No dejes que tus correos terminen siendo anónimos. Aprovecha ese espacio al final de cada mensaje para reafirmar quién eres, qué haces y cómo pueden contactarte. Vete de inmediato a la configuración de tu correo y dale a tu firma el amor que se merece.